シモハナ物流株式会社 文書・情報事業部 様 – 顧客事例 –

事業拡大の条件整備の一環としてISMS認証を取得。LRMはコンサルタントの枠を越え、弊社の課題に向き合ってくれました。今後も連携し合って成長していきたいです。

シモハナ物流株式会社 文書・情報事業部では、2014年5月、ISMS/ISO27001の取得に成功しました。
認証取得の目的と成果、今後のビジョンなどについて、専務取締役 管理本部長 四反田義和氏、文書・情報事業部ドキュメントセンター マネージャー 山城千佳子氏のお2人にお話しを伺いました。

(シモハナ物流株式会社について)

現在の広島市坂町にて1931年創業した下花組(土建業及び海運業)をルーツとする下花建設のグループ会社として、1955年設立。火力発電所から排出される焼却灰の運搬業務とそれに伴う構内作業からスタートし、引越荷物の運送、デパートの宅配、自動車産業の資材運送などなど、地域経済の発展を支えながら成長してきた。
現在は、東は厚木から西は鳥栖まで42か所の物流センターを構え、食料品や雑貨の商社・卸問屋を主要顧客とする3PLを軸に、共同配送、保管流通加工、文書保管といったサービスを提供。顧客が抱える課題を解決するソリューション提案力、物流専門企業としての管理品質と配送品質、多機能・多角的なシミュレーションを実現するネットワーク力を背景とした総合力を強みに発展し続けている。
設立;1955年。本社;広島市。従業員数;1,882名(2014年4月現在)

(文書・情報管理事業部について)

広島物流センター 第1倉庫を拠点に、企業などで発生する機密文書類の管理を行うシモハナドキュメントセンターを運営。2000年頃から既存取引先の要望に応えて文書類を預かり始め、県内を中心に事業を拡大してきた。保管施設と運送車両、運行管理システムを自前で持つ強みを活かし、発生から保管、廃棄まで、文書・情報のライフサイクル・マネジメントをトータルで請け負っている。現在、中国地方および四国地方一円まで商圏を拡大するとともに、電子媒体の保管なども含めたサービス拡張を視野に入れ、事業基盤の強化に取り組んでいる。

LRMにISMS/ISO27001認証の新規取得コンサルティングを依頼

– 御社がLRMに依頼した業務内容を教えて下さい。

弊社(シモハナ物流株式会社)は2013年7月、LRMに、文書・情報事業部を適用範囲とするISMS/ISO27001(以下、ISMS)認証の新規取得コンサルティングを依頼しました。

コンサルティングを担当した宮本さんと月2回ぐらいずつ打ち合わせを行いながらマネジメントシステムを構築し、2014年5月初旬、認証を取得しました。

事業基盤の確立のための条件整備の一環としてISMS/ISO27001認証を取得

– 文書・情報事業部としてISMS認証を取得した目的をお話し下さい。

ISMS認証を取得した目的は、弊社における文書保管サービスを、1つの事業として確立するための条件整備を進めることです。

弊社の文書保管サービスは、会社法や個人情報保護法の施行以前、お客様とのお取引の中でご要望を頂いたことをきっかけにスタートしたサービスです。長年に渡るお取引がある少数のお客様からスタートしましたが、口コミや紹介によって徐々に取引数が増え、現在ではケースで約10万件規模の文書をお預かりする事業へと発展しました。
その一方、外部要因として、企業活動におけるコンプライアンスや情報セキュリティマネジメント、BCP(Business continuity planning=事業継続計画)の重要性の高まりとともに、関東地方を中心に機密情報の保管サービスや自然災害に備えた遠隔地バックアップサービスなどへのニーズが高まりました。特に、弊社が拠点を置く広島は、地震や台風などの大規模自然災害が少ないため比較的安定しており、BCP拠点として注目されています。

「弊社のニーズに柔軟に対応できるコンサルティング会社がLRMでした」文書・情報事業部 ドキュメントセンター マネージャー 山城千佳子氏

「弊社のニーズに柔軟に対応できる
コンサルティング会社がLRMでした」
文書・情報事業部 ドキュメント
センター マネージャー 山城千佳子氏

弊社ではこうした要因をビジネスチャンスとして捉え、既存の文書保管サービスを、電子アーカイブ化やデジタルメディアの保管なども含めた文書・情報保管の総合的なBPO(Business Process Outsourcing=業務委託プロセスアウトソーシング)サービスへと発展させる事業計画を立てました。従来は物流サービスの一環として提供する文書保管サービスでしたが、今後は自社の強みは活かしつつ、文書・情報保管に特化した専用センターを整備した上で、セキュアなマネジメントシステムを構築していく必要があります。保管設備や業務フローの再構築、専任スタッフの人事・教育などを含む条件整備の一環としてISMS認証取得に着手しました。近年、新規顧客を積極的に獲得しようとすると、ISOやプライバシーマークを取得することが必須要件となっていますので、営業面においても極めて優先度が高い課題でした。

自社の希望に柔軟に対応してもらえるコンサルティング会社を選定

– コンサルティング会社の選定はどのように行いましたか。

主に人脈を使って情報収集を行い数社ピックアップして、各社の話を聞いて最終的にLRMに依頼しました。
LRM以外にピックアップしたのは、大手企業を対象とするSIer系のコンサルティング会社です。

選定の基準は、弊社の文書・情報事業部の現状の規模感や課題に合わせたマネジメントシステムを構築できることです。現在、我々が取り組んでいるのは、物流事業の1サービスであった文書保管サービスを、文書・情報管理事業として確立することです。これまでの歴史を踏まえてはいますが、新規事業立ち上げといった要素もあります。
これから積極的に打って出るための体制をゼロから構築する上では、ISMSの規格を満たしつつ、弊社の実態に合わせたマネジメントシステムを構築したいと考えていました。そのためにも弊社の狙いを理解して柔軟に対応してくれるコンサルティング会社のサポートが必要でした。

– 最終的にLRMに依頼した理由を教えて下さい。

「(ISMSの型に嵌め込むのではなく)ISMSを活用して企業がやりたいことを実現する」というLRMのISMSに対する考え方が、弊社が求める条件に合致していたことが理由です。
他社は、ISMS認証取得専用のプロジェクト管理ソフトの導入を含め、認証取得に重点を置いた大企業向けの提案で、弊社の実態とはかけ離れた、型にはまったマネジメントシステムになることは容易に想像できました。特にスタート当時は、認証取得に携われる人材が1人ということもあり、まずは10名程度の小さな規模の事業部として基盤作りをしっかり行いたいと考えていました。LRMにはその二―ズに応えていただけると期待しました。

旧体制から新体制への切り替えの中で試行錯誤を繰り返した

– ISMS認証取得はスムーズに行きましたか。

宮本さんと作業を始める際、まずは認証取得の時期を2014年5月に設定し、そこから逆算したスケジュールを立てましたが、概ねそのスケジュール通りに取得することが出来ました。

– 今回のISMS認証取得で重点的に取り組んだことを教えて下さい。

従来の物流事業の延長線上で行っていた業務体制から、新しいマネジメントシステムのもとでの業務体制への切り替えです。
弊社の主軸事業である3PLや共同配送で扱う物は、食品を中心とする一般的に流通する商品です。それらと企業や団体の事業活動で発生する機密文書では、取り扱い方を変える必要があります。今回、ISMS認証取得を通じて、そのためのシステム作りに取り組みましたが、構築した仕組みを現場に落とし込む作業で試行錯誤を繰り返しました。

「ISMS認証を取得したことで、積極的な事業展開が出来るベースが構築できました」専務取締役 管理本部長四反田義和氏

「ISMS認証を取得したことで、
積極的な事業展開が出来るベース
が構築できました」専務取締役
管理本部長 四反田義和氏

特に重要だったのが(1)スタッフ体制の構築(2)ハード面のセキュリティ向上です。

(1)スタッフ体制の構築
従来の文書保管サービスでは、文書類の管理や集配・配送を行うスタッフが専任ではなく、食品などの仕分けや配送を行うスタッフが兼任していました。しかし兼任だと、商品を扱う時と機密文書を扱う時の意識を切り替えるということは困難です。そこで専任スタッフを配属した上で、教育方法も紆余曲折しながら固めていきました。

(2)ハード面のセキュリティ向上
お客様からお預かりした文書を保管している各フロアで、エレベーターから降りたところから文書類を置いた棚を直接覗けないように壁を作ったり、棚ごとに目隠しをしたり、ハード面のセキュリティ向上を行いました。

今回、ISMS担当者の山城が、マーケティングから業務システムの再構築、また新しく導入する顧客向けのシステム構築、スタッフのマネジメントなどなど、ドキュメントセンターのマネージャーとしてかなり幅広い範囲の業務を行っていたため、思うように作業が進まないこともありました。
しかし、LRMのサポートを受けながら無事に認証を取得することが出来ました。

異業種との連携も含め、積極的な事業展開をするためのベースが構築できた

– ISMS認証取得の成果をお話し下さい。

当初の目的通り、積極的な事業展開をしていくための条件整備が出来ました。スタッフ体制の面では、現場で、工程を管理したり、指示を出したりできる人材も確保できました。また、ハード面のセキュリティが向上したことで、従来顧客からの信頼性もより向上しました。

体制が整備されればビジネスチャンスは広がります。今後はまず中四国全体へのマーケティング活動を積極的に行って取扱件数を増やすとともに、その先のビジョンである電子媒体のバックアップサービス、BPOサービスなどといったサービス内容の拡充にも着手して行きたいと考えています。その中でハード面、スタッフの教育面をさらに高度なものへと発展させる計画です。また、仕組みを作ったことで、様々な業種の企業と連携できる可能性も広がりました。文書・情報保管のニーズは全国的に広がっていますので、弊社にはない得意分野を持った企業と連携して、お互いの強みを発揮しながら、相乗効果で事業を拡大していきたいと考えています。

ISMS認証を取得したことで、このような計画を遂行していくための基盤作りが出来ました。

ドキュメントセンターの作業工程管理などに携わる中本氏(左)をはじめとして専任スタッフも充実し、事業部体制の整備は着々と進行している。

ドキュメントセンターの作業工程管理などに携わる中本氏(左)をはじめ
として専任スタッフも充実し、事業部体制の整備は着々と進行している。

一緒に課題に向き合いながら成長してけるコンサルティング会社

– LRMへのご評価をお願いいたします。

LRMの宮本さんには、ISMS認証取得のコンサルティングという枠にとどまらないサポートをしていただきました。自分の会社のように、一所懸命課題と向き合い、動いてくれました。事務所の窓や棚の目隠しをするような際にも、材料選びから設置まで一緒に作業してくれました。

また、打ち合わせは、コンサルティングがスタートした当初は平日に行っていましたが、まとまった時間を取って打ち合わせに集中することが難しかったため土曜日に変更してもらいました。こちらの事情に柔軟に合わせて対応していただけたので、弊社としても取り組みやすかったです。

– LRMへの今後のご期待があればお話し下さい。

今後の事業拡大に向けた取り組みの中で、LRMとも連携できればと考え、話を進めています。文書・情報保管事業に関してニーズが高まっていると言っても、地方はまだまだ潜在ニーズを掘り起こしていく必要があります。そのためには、コンプライアンスや情報セキュリティ、BCPといったものについて啓蒙活動も行っていかなければいけません。その手段としてセミナーの開催なども計画しており、情報セキュリティ分野に関してはLRMにお任せしようと考えています。そのような連携を通して、一緒に成長していきたいと考えています。

シモハナ物流株式会社様、お忙しい中、有り難うございました。

シモハナ物流株式会社のWebサイト
※ 取材日時 2014年7月

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