デスクトップ画面も整理整頓を
ISO27001:2005の管理策のA.11.3.3に「クリアデスク・クリアスクリーン方針」があります。
規格の中では管理策として「クリアスクリーンは情報をスクリーンに残したまま離籍しないこと」という一文があります。
多くの企業で、上記への対応としてパスワード付きスクリーンセーバロック等を実施していると思われます。
もちろん弊社のお客様先もパスワード付きスクリーンセーバを実施しています。
スクリーン上の情報の盗み見防止という観点からは上記対応で良いと思います。
ただ、意外と多いのがデスクトップ上にファイルやフォルダが散乱しているケースです。
デスクトップ画面1面にファイルが置いてあるPC等を見ると、いつも「いつからこのファイル置いてるんですか？」と質問するのですが「わからないけど。昔からです」という答えが案外多いです。
無理やり機密性の観点でデスクトップ上にファイルが多い事を指摘しようとすると、第3者からデスクトップのぞき見された時にファイル名等で内容がわかりますよと言えなくはないのですが、かなり強引ですね（笑）。
デスクトップ上にファイルが多く置かれているのは業務効率の点でマイナスな影響があると考えられます。
紙の情報も電子情報も整理整頓が基本となってきます。
電子情報の場合は検索機能が年々進歩してきていますので情報は1つの場所に保管するという方法も扱う情報によってはありだとは思いますが、現状は企業ではその方法はそぐわないと思います。
弊社もそうですが、お客様ごとにファイルがあるのですが、同じ案件では同一名のファイルが存在しますしね。
デスクトップ画面上で置けるファイルの数には限界がありますので、どうしてもどこかの段階で決めた場所に保管しなければなりません。それがファイルサーバなのかローカルPCなのかは色々あると思いますが。
保管している場所が決まっている場合は、後に探す場合も保管場所を探せばすぐに見つかるでしょう。
保管場所に移した後は、速やかにデスクトップ上のファイルは削除しておくことも忘れずにしなければなりません。いつまでもデスクトップ上に置いておくと、修正をする時等にもついついデスクトップのファイルを修正してしまい、結果的に「本来は原本である」保管場所に置いているファイルが「過去のファイル」になってしまい存在意味がなくなってしまいます。
デスクトップと言われているくらいです。本当に仕事机の上と同じように出来るだけ綺麗にしておきましょう。
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